Ein Verkauf braucht Präsenz vor Ort und klare Entscheidungen
Wenn Sie weit entfernt wohnen oder sich im Ausland aufhalten, lassen sich viele Aufgaben digital erledigen. Die Immobilie selbst muss dennoch besichtigt, ihr Zustand nachvollziehbar erfasst und die Übergabe organisiert werden.
Klären Sie früh, welche Aufgaben Sie selbst übernehmen und welche eine verlässliche Person vor Ort erledigt. Organisatorische Unterstützung und rechtliche Vertretung sind unterschiedliche Dinge: Wer Schlüssel verwahrt oder Besichtigungen begleitet, darf deshalb noch keine verbindlichen Zusagen für Sie machen.
1. Den tatsächlichen Zustand erfassen
Verlassen Sie sich nicht ausschließlich auf alte Fotos oder Erinnerungen. Lassen Sie den aktuellen Zustand dokumentieren und halten Sie fest, wann und durch wen die Informationen erhoben wurden.
Benötigt werden je nach Objekt aktuelle Fotos, Informationen zur Nutzung, erkennbare Schäden sowie Hinweise auf offene Fragen. Bei einer leerstehenden Immobilie sollten auch regelmäßige Kontrollen und die laufende Versorgung geklärt sein.
Eine Dokumentation ersetzt keine technische Fachprüfung. Wenn Zustand oder Schäden nicht sicher einzuschätzen sind, ziehen Sie passende Fachleute hinzu.
2. Unterlagen in einer gemeinsamen Ablage organisieren
Stellen Sie Grundbuchinformationen, Pläne, Flächenangaben und weitere Verkaufsunterlagen strukturiert zusammen. Verwenden Sie eindeutige Dateinamen und halten Sie fest, welche Fassung aktuell ist.
Notieren Sie offene Punkte mit Zuständigkeit. Persönliche Unterlagen und sensible Daten sollten nur für die jeweils erforderlichen Beteiligten zugänglich sein.
Unterlagen für den Immobilienverkauf
3. Aufgaben vor Ort verbindlich zuordnen
| Aufgabe | Was vorab feststehen sollte |
|---|---|
| Schlüssel | Wer verwahrt sie und dokumentiert ihre Weitergabe? |
| Objektkontrolle | Wer prüft regelmäßig Zustand und Versorgung? |
| Fotos und Präsentation | Wer erstellt und prüft aktuelle Aufnahmen? |
| Besichtigungen | Wer begleitet Termine und dokumentiert Rückfragen? |
| Angebote | Wer nimmt sie entgegen und leitet sie vollständig weiter? |
| Übergabe | Wer erfasst Zählerstände, Zustand und Schlüssel? |
Vereinbaren Sie, welche Ausgaben vorab freigegeben werden müssen. Definieren Sie auch, wer bei einem Schaden oder einer kurzfristigen Rückfrage erreichbar ist.
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4. Preis und Angebote selbst nachvollziehen können
Auch aus der Ferne sollten Sie verstehen, worauf die Preisstrategie beruht. Lassen Sie sich Vergleichsdaten, Zustandsannahmen und wesentliche Rückmeldungen erklären.
Vereinbaren Sie regelmäßige Berichte zu Anfragen, Besichtigungen und Angeboten. Ein kurzer Bericht mit konkreten Zahlen und offenen Punkten hilft mehr als die pauschale Aussage, dass es viele Interessenten gebe.
Halten Sie fest, wer Preisänderungen freigibt und welche Angebote Ihnen vorgelegt werden. Verbindliche Entscheidungen dürfen nur im Rahmen einer tatsächlich erteilten Befugnis getroffen werden.
5. Notartermin und Vertretung früh abstimmen
Der Grundstückskaufvertrag bedarf der notariellen Beurkundung (§ 311b BGB). Gehen Sie deshalb nicht davon aus, dass eine einfache E-Mail-Vollmacht oder ein Videoanruf die erforderliche Abwicklung ersetzt.
Wenn Sie nicht persönlich teilnehmen möchten oder können, klären Sie die geeignete Vertretung, den Umfang der Vollmacht und die erforderlichen Nachweise direkt mit dem beurkundenden Notariat.
Bei einer Vollmacht aus dem Ausland können zusätzliche Form- und Echtheitsnachweise oder Übersetzungen erforderlich sein. Welche Unterlagen genügen, hängt von der konkreten Urkunde und dem Ausstellungsstaat ab. Lassen Sie dies vor Erstellung der Vollmacht abstimmen, statt erst kurz vor dem Kaufvertragstermin.
6. Kommunikation und Zahlungsangaben absichern
Vereinbaren Sie feste Ansprechpartner und bekannte Kontaktwege für Notariat, Bank und Unterstützung vor Ort. Prüfen Sie unerwartete Änderungen von Kontodaten oder Zahlungsanweisungen über einen bereits bekannten, unabhängigen Kontaktweg.
Treffen Sie keine weitreichenden Entscheidungen allein auf Grundlage weitergeleiteter Nachrichten. Lassen Sie offene Vertragsfragen direkt mit dem Notariat klären und planen Sie Zeit für Rückfragen ein. Bei unterschiedlichen Zeitzonen helfen feste Gesprächsfenster.
7. Übergabe und Abschluss dokumentieren
Organisieren Sie die Übergabe passend zu den vertraglichen Voraussetzungen. Die Person vor Ort sollte wissen, wann sie Schlüssel übergeben darf und wer die Freigabe erteilt.
Ein Übergabeprotokoll sollte Datum, Beteiligte, Zählerstände, übergebene Schlüssel und Unterlagen sowie relevante Feststellungen zum Zustand enthalten. Stimmen Sie ab, wie das unterschriebene Protokoll und die Dokumentation an Sie übermittelt werden.
Bei vermieteten Immobilien müssen zusätzlich Verwaltung, Mietunterlagen und Zahlungswege geordnet übergehen.
Vermietete Immobilie verkaufen
Ihr nächster Schritt
Erstellen Sie eine Aufgabenliste mit Zuständigkeiten, Entscheidungsbefugnissen und Kontaktwegen. Klären Sie zuerst Zustand und Unterlagen, anschließend Preisstrategie und Vermarktung. Die notarielle Vertretung sollten Sie früh vorbereiten.
Unterstützung beim Verkauf aus der Ferne
Nennen Sie den Objektstandort, Ihren Aufenthaltsort und die Aufgaben, für die Sie Hilfe benötigen. Teilen Sie mit, ob bereits eine Person vor Ort zur Verfügung steht und ob die Immobilie leer steht oder genutzt wird.
Gesetzliche Grundlage
Inhaltlich verantwortlich: Markus Rehkugler, Diplom-Sachverständiger (DIA). Stand: 13. Oktober 2026.